Software de inventário em permanência obrigatório já a 1 de janeiro

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O novo enquadramento legal das finanças para 2016 vai obrigar a que pelo menos 25 mil pequenas empresas portuguesas estejam dotadas de software de inventário em permanência. A lei entra em vigor já no próximo dia 1 de janeiro com as consequentes coimas para quem não a cumprir. Pedro Montez, product manager e fiscalista da Primavera BSS, explicou-nos o que realmente muda para as empresas e quais as estruturas empresariais abrangidas.

Pedro Montez, gestor de produto e fiscalista da Primavera BSS
Pedro Montez, gestor de produto e fiscalista da Primavera BSS

A contabilização dos inventários vai mudar. Pelo menos para algumas empresas. A culpa é do novo quadro legal, que tem por base o Decreto-Lei nº 98/2015, de 2 de junho, que veio alterar a redação do Decreto-Lei nº 158/2009, de 13 de julho, e que aprovou o Sistema de Normalização Contabilística (SNC). Entre outras alterações previstas neste novo diploma, as entidades a que seja aplicável o SNC ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários.

Ou seja, a proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período. E ainda a identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos

Esta obrigação passa a incluir a maior parte das empresas, deixando de fora apenas as microentidades que poderão, caso assim o entendam, continuar a utilizar o sistema de inventário periódico, ou seja, uma vez por ano, explicou à “B!TPedro Montez, gestor de produto e fiscalista da Primavera BSS. “As microentidades não são obrigadas a adotar o sistema de Inventário Permanente. De referir que o mesmo normativo redefine o conceito de microentidade, considerando-se como tais entidades que não ultrapassem dois dos seguintes limites: total do balanço 350 mil euros, volume de negócios líquido 700 mil euros e número médio de funcionários durante o período de 10”.

Explica o fiscalista que ficam ainda excluídas da obrigatoriedade da adoção do inventário permanente empresas que se dedicam a atividades específicas, como por exemplo, atividades de agricultura, silvicultura e indústria piscatória, bem como empresas de prestação de serviços que apresentem, no período de um exercício, um custo de mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda os 300.000 euros nem 20% dos respetivos custos operacionais. “De notar que, anteriormente, além das microentidades também as pequenas entidades estavam dispensadas da adoção obrigatória do sistema de inventário permanente”.

Qual o real impacto nas empresas?

A partir de janeiro de 2016, mais empresas estarão obrigadas ao sistema de inventário permanente, o que irá implicar a adoção de novos processos que permitam o controlo dos inventários. “O controlo do inventário é um processo muito importante na gestão das empresas. Atualmente, a maioria das empresas está obrigada apenas ao sistema de inventário periódico, ou seja, o controlo efetuado uma vez por ano, reconhecido nos trabalhos de encerramento de contas e balanço das entidades”, disse Pedro Montez.

Com o aumento do número de entidades obrigadas à adoção do sistema de inventário permanente existirá, consequentemente, uma alteração na gestão das empresas por força da necessidade do controlo regular do inventário.

O impacto maior, segundo Pedro Montez, decorrerá em termos processuais, ou seja, adaptação da estrutura das empresas e dos seus colaboradores para esta nova realidade. Ao mesmo tempo, continua o fiscalista, o órgão de gestão da empresa terá acesso a informação sobre o inventário de modo mais atempado, o que irá permitir, para além de cumprir o requisito legal, efetuar decisões mais atempadas e eficientes relativamente à própria gestão do inventário.

“Estas empresas que, muitas delas, apenas controlam o inventário uma vez por ano terão agora de fazê-lo de forma mais regular. Para tal, necessitam de implementar processos e dispor de ferramentas que lhes permitam, de uma forma ágil, proceder ao controlo do inventário, ou seja, proceder à quantificação e valorização das existências, de acordo com o normativo legal e de forma permanente”.

Esperam-se custos adicionais

A implementação de novos processos nas empresas poderá corresponder a custos adicionais e, dependendo da estrutura da empresa, necessidades complementares de apoio na formação dos seus colaboradores para esta nova realidade, alerta Pedro Montez. “Na minha opinião, este contexto poderá ser aproveitado pela maioria das empresas, agora obrigadas ao cumprimento da norma legal, para obter proveitos do controlo regular do inventário permanente. Por exemplo, conseguir ganhos de eficiência e aumentar a sua capacidade concorrencial junto dos seus mais diretos concorrentes. Ao mesmo tempo, a estrutura de custos da empresa poderá diminuir, uma vez que o novo processo de controlo de inventário irá permitir reconhecer falhas nas contagens e valorização do inventário”.

Relativamente aos clientes Primavera que tenham atualmente instalados os módulos necessários à gestão de inventário, Pedro Montez assegura que não terão quaisquer custos associados ao novo enquadramento legal. “O software Primavera é compatível com o inventário permanente há vários anos, respondendo a esta obrigatoriedade que já se aplica a empresas de maior dimensão. Além disso, através do  Continuity Software Agreement disponibilizamos a atualização contínua das nossas soluções, sem custos adicionais”.

Já as empresas que ainda não tenham um módulo de gestão de inventário terão de efetuar a sua aquisição, o que representará um custo operacional acrescido, “mas que trará mais-valias do ponto de vista do controlo e da pertinência da informação de apoio à gestão”, abona o fiscalista.

Requisito legal vs ganhos de agilidade

É verdade que existe um novo requisito legal ao qual as empresas terão de responder. E que pode ter custos. Mas, diz Pedro Montez, também pode ser encarado como “o gatilho necessário para que o tecido empresarial na sua globalidade possa aproveitar para agilizar processos e conquistar ganhos de eficiência com o controlo permanente do seu inventário. Irá representar certamente maior agilidade e capacidade de controlo do negócio”.

Questionado sobre se a comunicação entre as entidades centrais e as software-houses está mais “sadia” – no sentido de perceberem que é necessário tempo para que os fornecedores se preparem, havendo ainda a somar o tempo das empresas clientes terem de se adaptar –, o fiscalista e gestor de produto confessa que para que isso aconteça, “quer sejam autoridades fiscais ou outras, ainda existe muito caminho a trilhar”. E não só em Portugal, mas em qualquer mercado onde a Primavera atua, nomeadamente, Angola, Moçambique, Espanha e Cabo Verde. “Contudo, podemos considerar que está bastante diferente de anos anteriores. Houve efetivamente uma evolução. Esta nova obrigação não corresponde, pelo menos para já, a uma obrigação de comunicação às autoridades centrais. Para já, as empresas terão de controlar o seu inventário de forma permanente para que a todo o momento se possa conhecer as quantidades e o valor das existências”.

Sofware-houses nas nuvens?

Até que ponto conceitos como o cloud computing ajudam a resolver o “problema” das atualizações? Pedro Montez não tem qualquer dúvida ao afirmar que o aproveitamento da nuvem permitiu efetuar otimizações sem precedentes nos processos de distribuição do software, independentemente dos seus clientes operarem em ambientes cloud ou on-premises. “Os clientes que possuem o seu sistema de informação de gestão na cloud não têm quaisquer tipos de preocupações com as atualizações, já que as mesmas são efetuadas pela Primavera em momentos de manutenção agendados para o efeito. Os clientes com sistemas on-premises beneficiam, há mais de quatro anos, de um sistema cloud de distribuição e atualização do software, denominado Primavera Deployment Center, que efetua a atualização do seu sistema de informação de forma automática e isenta de custos”.


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